Analisi comparativa - Benchmarking

Il benchmarking è la pratica di confrontare i processi aziendali e le metriche delle prestazioni con i migliori del settore e le migliori pratiche di altre società. Le dimensioni tipicamente misurate sono qualità, tempo e costo .

Il benchmarking viene utilizzato per misurare le prestazioni utilizzando un indicatore specifico (costo per unità di misura, produttività per unità di misura, tempo di ciclo di x per unità di misura o difetti per unità di misura) risultante in una metrica di prestazione che viene poi confrontata con altre .

Conosciuto anche come "benchmarking delle migliori pratiche" o "benchmarking dei processi", questo processo viene utilizzato nella gestione in cui le organizzazioni valutano vari aspetti dei loro processi in relazione ai processi delle aziende di best practice, di solito all'interno di un gruppo di pari definito ai fini di confronto. Ciò consente quindi alle organizzazioni di sviluppare piani su come apportare miglioramenti o adattare best practice specifiche, di solito con l'obiettivo di aumentare alcuni aspetti delle prestazioni. Il benchmarking può essere un evento una tantum, ma viene spesso trattato come un processo continuo in cui le organizzazioni cercano continuamente di migliorare le proprie pratiche.

Nella gestione dei progetti il benchmarking può anche supportare la selezione, la pianificazione e la consegna dei progetti.

Nel processo di benchmarking delle migliori pratiche, la direzione individua le migliori aziende nel proprio settore, o in un altro settore in cui esistono processi simili, e confronta i risultati e i processi di quelli studiati (gli "obiettivi") con i propri risultati e processi. In questo modo, apprendono le prestazioni degli obiettivi e, cosa più importante, i processi aziendali che spiegano perché queste aziende hanno successo. Secondo il National Council on Measurement in Education, le valutazioni benchmark sono brevi valutazioni utilizzate dagli insegnanti in diversi momenti durante l'anno scolastico per monitorare i progressi degli studenti in alcune aree del curriculum scolastico. Questi sono anche noti come governo ad interim.

Nel 1994 è stata pubblicata una delle prime riviste tecniche denominate Benchmarking: An International Journal .

Storia

Il termine benchmark , trae origine dalla storia delle armi e delle munizioni, per quanto riguarda lo stesso obiettivo del termine commerciale; confronto e prestazioni migliorate. L'introduzione delle armi di polvere da sparo sostituì l'arco e la freccia dell'arciere, il soldato che usava l'arco. L'arciere doveva ora adattarsi alla nuova situazione e imparare a maneggiare la pistola. La nuova arma ha lasciato solo un segno sul bersaglio, dove prima era visibile la freccia, e con l'arco sparito, il titolo dei soldati è cambiato in tiratore , l'uomo che ha messo il marchio. La pistola è stata migliorata già all'inizio, con la rigatura della canna, e il fucile è nato. Con l'industrializzazione dell'industria delle armi a metà del 1800, la produzione in serie di munizioni come cartuccia sostituì il manuale di caricamento della polvere nera e del proiettile nella pistola. Ora, con la produzione standardizzata sia del fucile ad alta precisione, sia della cartuccia, il tiratore era ora la variabile incerta, e con diverse qualità e specifiche sia per il fucile che per le munizioni, c'era bisogno di un metodo per trovare la migliore combinazione. L'arma rigata era fissata su una panca, consentendo di sparare diversi colpi identici su un bersaglio per misurare la diffusione.

Nel 2008, un sondaggio completo sul benchmarking è stato commissionato dal Global Benchmarking Network, una rete di centri di benchmarking che rappresentano 22 paesi.

  1. Dichiarazioni di missione e visione e sondaggi sui clienti (clienti) sono i più utilizzati (dal 77% delle organizzazioni) di 20 strumenti di miglioramento, seguiti dall'analisi SWOT (punti di forza, di debolezza, opportunità e minacce) (72%) e dal benchmark informale (68 %). Il benchmark delle prestazioni è stato utilizzato dal 49% e il benchmark delle best practice dal 39%.
  2. Gli strumenti che probabilmente aumenteranno maggiormente di popolarità nei prossimi tre anni sono Performance Benchmarking, Informal Benchmarking, SWOT e Best Practice Benchmarking. Oltre il 60% delle organizzazioni che attualmente non utilizzano questi strumenti ha indicato che probabilmente li utilizzerà nei prossimi tre anni. Il benchmarking dipende principalmente dall'analisi SWOT e verrà utilizzato anche in futuro per quasi 4-5 anni.

Procedura

Non esiste un unico processo di benchmarking che sia stato universalmente adottato. L'ampio fascino e l'accettazione del benchmarking ha portato all'emergere di metodologie di benchmarking. Un libro fondamentale è Benchmarking for Competitive Advantage (1994) di Boxwell . Il primo libro sul benchmarking, scritto e pubblicato da Kaiser Associates , è una guida pratica e offre un approccio in sette fasi. Robert Camp (che ha scritto uno dei primi libri sul benchmarking nel 1989) ha sviluppato un approccio al benchmarking in 12 fasi.

La metodologia in 12 fasi consiste in:

  1. Seleziona oggetto
  2. Definisci il processo
  3. Identifica potenziali partner
  4. Identifica le origini dati
  5. Raccogli i dati e seleziona tutti i partner
  6. Determina il divario
  7. Stabilisci differenze di processo
  8. Obiettivo delle prestazioni future
  9. Comunicare
  10. Regola l'obiettivo
  11. Strumento
  12. Rivedi e ricalibra

Quello che segue è un esempio di una tipica metodologia di benchmarking:

  • Identificare le aree problematiche: poiché il benchmarking può essere applicato a qualsiasi processo o funzione aziendale, potrebbe essere necessaria una serie di tecniche di ricerca. Includono conversazioni informali con clienti, dipendenti o fornitori; tecniche di ricerca esplorativa come focus group ; oppure ricerche di mercato approfondite , ricerche quantitative , sondaggi , questionari , analisi di reingegnerizzazione, mappatura dei processi, rapporti sulla varianza del controllo di qualità, analisi del rapporto finanziario o semplicemente revisione dei tempi di ciclo o altri indicatori di prestazione. Prima di intraprendere il confronto con altre organizzazioni è fondamentale conoscere la funzione ei processi dell'organizzazione; le prestazioni del rivestimento di base forniscono un punto rispetto al quale è possibile misurare lo sforzo di miglioramento.
  • Identificare altri settori che hanno processi simili: ad esempio, se uno fosse interessato a migliorare il passaggio di consegne nel trattamento della dipendenza, si identificheranno altri campi che hanno anche problemi di trasferimento. Questi potrebbero includere il controllo del traffico aereo, la commutazione di telefoni cellulari tra le torri, il trasferimento dei pazienti dalla chirurgia alle sale di risveglio.
  • Identifica le organizzazioni leader in queste aree: cerca il meglio in qualsiasi settore e in qualsiasi paese. Consultare clienti, fornitori, analisti finanziari, associazioni di categoria e riviste per determinare quali aziende sono degne di studio.
  • Società di sondaggi per misure e pratiche: le aziende prendono di mira specifici processi aziendali utilizzando indagini dettagliate di misure e pratiche utilizzate per identificare le alternative dei processi aziendali e le aziende leader. I sondaggi sono generalmente mascherati per proteggere i dati riservati da associazioni e consulenti neutrali.
  • Visitare le aziende "best practice" per identificare le pratiche all'avanguardia: le aziende in genere accettano di scambiarsi informazioni reciprocamente vantaggiose per tutte le parti in un gruppo di benchmarking e condividere i risultati all'interno del gruppo.
  • Implementare pratiche aziendali nuove e migliorate: adottare pratiche all'avanguardia e sviluppare piani di implementazione che includano l'identificazione di opportunità specifiche, il finanziamento del progetto e la vendita delle idee all'organizzazione allo scopo di ottenere un valore dimostrato dal processo.

Costi

I tre principali tipi di costi nel benchmarking sono:

  • Costi di visita: include camere d'albergo, spese di viaggio, pasti, un regalo simbolico e tempo di lavoro perso.
  • Costi di tempo - I membri del team di benchmarking investiranno tempo nella ricerca di problemi, nella ricerca di aziende eccezionali da studiare, visite e implementazione. Ciò li allontanerà dalle loro normali attività per una parte della giornata, quindi potrebbe essere necessario personale aggiuntivo.
  • Costi del database di benchmarking - Le organizzazioni che istituzionalizzano il benchmarking nelle loro procedure quotidiane trovano utile creare e mantenere un database di best practice e delle aziende associate a ciascuna best practice ora.

Il costo del benchmarking può essere ridotto sostanzialmente utilizzando le numerose risorse Internet che sono sorte negli ultimi anni. Questi mirano a catturare benchmark e migliori pratiche da organizzazioni, settori di attività e paesi per rendere il processo di benchmarking molto più rapido ed economico.

Benchmarking tecnico / di prodotto

La tecnica inizialmente utilizzata per confrontare le strategie aziendali esistenti al fine di ottenere le migliori performance possibili in nuove situazioni (vedi sopra), è stata recentemente estesa al confronto dei prodotti tecnici. Questo processo viene solitamente definito "benchmarking tecnico" o "benchmarking del prodotto". Il suo utilizzo è ben sviluppato nell'industria automobilistica ("benchmarking automobilistico"), dove è fondamentale progettare prodotti che soddisfino le precise aspettative degli utenti, a costi minimi, applicando le migliori tecnologie disponibili in tutto il mondo. I dati si ottengono smontando completamente le auto esistenti e i loro sistemi. Tali analisi sono state inizialmente condotte internamente dalle case automobilistiche e dai loro fornitori. Tuttavia, poiché queste analisi sono costose, vengono sempre più esternalizzate ad aziende specializzate in questo settore. L'outsourcing ha consentito una drastica riduzione dei costi per ciascuna azienda (tramite condivisione dei costi) e lo sviluppo di strumenti efficienti (standard, software).

Tipi

Il benchmarking può essere interno (confrontando le prestazioni tra diversi gruppi o team all'interno di un'organizzazione) o esterno (confrontando le prestazioni con aziende in un settore specifico o tra settori). All'interno di queste categorie più ampie, ci sono tre tipi specifici di benchmarking: 1) benchmarking di processo, 2) benchmarking delle prestazioni e 3) benchmarking strategico. Questi possono essere ulteriormente dettagliati come segue:

  • Benchmarking dei processi: l'impresa che ha avviato concentra la propria osservazione e indagine sui processi aziendali con l'obiettivo di identificare e osservare le migliori pratiche di una o più aziende di riferimento. Sarà necessaria un'analisi delle attività laddove l'obiettivo è quello di confrontare costi ed efficienza; sempre più applicato ai processi di back-office in cui l'outsourcing può essere una considerazione. Il benchmarking è appropriato in quasi tutti i casi in cui la riprogettazione o il miglioramento del processo devono essere intrapresi a condizione che il costo dello studio non superi il beneficio atteso.
  • Benchmarking finanziario: esecuzione di un'analisi finanziaria e confronto dei risultati nel tentativo di valutare la competitività e la produttività complessive.
  • Benchmarking dal punto di vista dell'investitore - estendendo l'universo del benchmarking per confrontarlo anche con società simili che possono essere considerate opportunità di investimento alternative dal punto di vista di un investitore.
  • Benchmarking nel settore pubblico - funziona come uno strumento di miglioramento e innovazione nella pubblica amministrazione, dove le organizzazioni statali investono sforzi e risorse per ottenere qualità, efficienza ed efficacia dei servizi che forniscono.
  • Benchmarking delle prestazioni: consente all'impresa promotrice di valutare la propria posizione competitiva confrontando prodotti e servizi con quelli delle aziende target.
  • Benchmarking dei prodotti: il processo di progettazione di nuovi prodotti o aggiornamenti a quelli attuali. Questo processo a volte può comportare il reverse engineering che sta smontando i prodotti della concorrenza per trovare punti di forza e di debolezza.
  • Il benchmarking strategico : implica l'osservazione di come competono gli altri. Questo tipo di solito non è specifico del settore, il che significa che è meglio guardare ad altri settori, ad esempio il benchmarking strategico con l'aiuto del PIMS ( Impatto del profitto della strategia di marketing ).
  • Benchmarking funzionale: un'azienda concentrerà il proprio benchmarking su una singola funzione per migliorare il funzionamento di quella particolare funzione. È improbabile che funzioni complesse come Risorse umane, Finanza e contabilità e Tecnologia dell'informazione e della comunicazione siano direttamente comparabili in termini di costi ed efficienza e potrebbe essere necessario disaggregarle in processi per effettuare un confronto valido.
  • Il miglior benchmarking - implica lo studio del principale concorrente o dell'azienda che svolge al meglio una funzione specifica.
  • Il benchmarking operativo abbraccia tutto, dal personale e la produttività al flusso dell'ufficio e all'analisi delle procedure eseguite.
  • Benchmarking energetico - processo di raccolta, analisi e messa in relazione dei dati sulla prestazione energetica di attività comparabili allo scopo di valutare e confrontare le prestazioni tra o all'interno di entità. Le entità possono includere processi, edifici o aziende. Il benchmarking può essere interno tra entità all'interno di una singola organizzazione o, soggetto a restrizioni di riservatezza, esterno tra entità concorrenti.

Utensili

Il software di benchmarking può essere utilizzato per organizzare grandi e complesse quantità di informazioni. I pacchetti software possono estendere il concetto di benchmarking e analisi competitiva consentendo alle persone di gestire quantità o strategie così grandi e complesse. Tali strumenti supportano diversi tipi di benchmarking (vedi sopra) e possono ridurre significativamente i costi di cui sopra.

La tecnologia emergente dei motori di benchmarking automatizza la fase di passaggio dai dati a intuizioni comparative degne di nota, a volte esprimendo anche le intuizioni in frasi inglesi.

Benchmarking metrico

Un altro approccio per effettuare confronti comporta l'utilizzo di informazioni più aggregate sui costi o sulla produzione per identificare unità con prestazioni forti e deboli. Le due forme più comuni di analisi quantitativa utilizzate nel benchmarking metrico sono l'analisi dell'involucro dei dati (DEA) e l'analisi di regressione . DEA stima il livello di costo che un'impresa efficiente dovrebbe essere in grado di raggiungere in un determinato mercato. Nella regolamentazione delle infrastrutture, DEA può essere utilizzato per premiare le aziende / operatori i cui costi sono vicini alla frontiera efficiente con profitti aggiuntivi. L'analisi di regressione stima ciò che l'impresa media dovrebbe essere in grado di ottenere. Con l'analisi di regressione, le aziende che hanno ottenuto risultati migliori della media possono essere premiate mentre le aziende che hanno ottenuto risultati peggiori della media possono essere penalizzate. Tali studi di benchmarking vengono utilizzati per creare confronti di parametri, consentendo agli estranei di valutare le prestazioni degli operatori in un settore. Tecniche statistiche avanzate, inclusa l' analisi di frontiera stocastica , sono state utilizzate per identificare le aziende con prestazioni elevate e deboli nei settori, comprese le applicazioni a scuole, ospedali, servizi idrici e servizi elettrici.

Una delle maggiori sfide per il benchmarking metrico è la varietà di definizioni metriche utilizzate tra aziende o divisioni. Le definizioni possono cambiare nel tempo all'interno della stessa organizzazione a causa di cambiamenti nella leadership e nelle priorità. I confronti più utili possono essere effettuati quando le definizioni delle metriche sono comuni tra le unità confrontate e non cambiano, quindi i miglioramenti possono essere modificati.

Social media e benchmarking

I social media stanno iniziando a penetrare sempre di più nei processi aziendali esistenti. In questo senso, il benchmarking non fa eccezione. A causa delle loro caratteristiche intrinseche, si può anche sostenere che i social media avranno un impatto significativo sul benchmarking. Ecco alcuni dei vantaggi associati a questo.

  • Il benchmarking congiunto è, infatti, un'attività sociale ei social media forniscono molti modi nuovi ed efficaci per l'interazione sociale.
  • I social media aprono la strada a nuove fonti aggiuntive di informazioni e canali di raccolta dati.
  • Il benchmarking sta diventando sempre più orientato al business ei social media supportano questo tipo di coinvolgimento continuo, diverso dal lavorare su singoli progetti.

Guarda anche

Riferimenti