Assistente personale - Personal assistant
Un assistente personale , indicato anche come assistente personale ( PA ) o segretario personale ( PS ), è un titolo di lavoro che descrive una persona che assiste una persona specifica nelle sue attività quotidiane o nei compiti personali.
Compiti, responsabilità e funzioni
Un assistente aiuta con il tempo e la gestione quotidiana, delle riunioni, della corrispondenza e degli appunti. Il ruolo di un assistente personale può essere variato, come rispondere alle telefonate, prendere appunti, programmare riunioni, inviare e-mail, messaggi di testo, ecc.
In contesti aziendali o personali, gli assistenti sono persone che forniscono servizi che sollevano il proprio datore di lavoro dallo stress dei compiti associati alla gestione della propria vita personale e/o lavorativa. Assistono con una varietà di attività di gestione della vita, tra cui l'esecuzione di commissioni, l'organizzazione di viaggi (ad esempio, servizi di agenti di viaggio come l'acquisto di biglietti aerei, la prenotazione di camere d'albergo e auto a noleggio e l'organizzazione di attività, nonché la gestione di servizi più localizzati come la raccomandazione di un percorso diverso per lavorare in base alle condizioni stradali o di viaggio), finanza (pagare bollette, acquisto e vendita di azioni) e shopping (pianificazione dei pasti, ricordare occasioni speciali come i compleanni).
Un assistente spesso funge da primo punto di contatto del manager con le persone sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione. Ciò significa che i suoi compiti e le sue abilità possono spesso essere divisi in due campi: abilità tecniche e abilità personali.
Le attività possono includere ma non sono limitate a:
- ideazione e manutenzione di sistemi per ufficio, compresa la gestione e l'archiviazione dei dati;
- organizzare viaggi, visti e alloggio e, occasionalmente, viaggiare con il responsabile per prendere appunti o dettare durante le riunioni o per fornire assistenza generale durante le presentazioni;
- controllare le telefonate, le domande e le richieste e gestirle quando appropriato;
- incontro e accoglienza visitatori a tutti i livelli di anzianità;
- organizzare e mantenere agende e fissare appuntamenti;
- gestire la posta in arrivo, i fax e la posta, spesso corrispondendo per conto del manager;
- prendere dettatura e minuti;
- svolgere ricerche di base e presentare i risultati;
- produrre documenti, briefing paper, relazioni e presentazioni;
- organizzare e partecipare alle riunioni e garantire che il manager sia ben preparato per le riunioni;
- rapporti con clienti, fornitori e altro personale.
Oltre a supportare i manager, il loro team e i loro dipartimenti, molte PA hanno anche il proprio carico di lavoro e responsabilità personali. L'ambito del ruolo della PA può essere ampio e ulteriori compiti possono includere:
- realizzazione di progetti e ricerche specifici;
- responsabilità per conti e budget;
- assumendo alcune delle responsabilità del manager e lavorando più a stretto contatto con la direzione;
- sostituire il dirigente, prendere decisioni e delegare il lavoro ad altri in sua assenza;
- essere coinvolti nei processi decisionali.
Le persone che non possono permettersi di assumere i propri assistenti personali per fare commissioni o rispondere alle telefonate a tempo pieno possono assumere un concierge personale o un assistente part-time. La maggior parte delle aziende offre assistenza personale di segreteria e servizi di assistenza di base come ricerca, pianificazione, organizzazione del viaggio e altro ancora. I costi di un dipendente part-time possono finire per superare l'importo che sarebbe costato assumere un dipendente a tempo pieno. Altre società addebitano una tariffa mensile fissa per i servizi di assistente personale in base al numero di richieste che si prevede di inviare ogni mese. Oltre ai servizi di assistente personale forniti con l'iscrizione, altri incentivi come sconti locali, servizi di portineria, consigli sui ristoranti e conoscenze e competenze generali possono persino superare le capacità di un normale membro dello staff di assistente personale. Le nuove società di assistenti personali applicano invece una tariffa fissa mensile, che consente di risparmiare denaro.
Le aziende più piccole, in particolare le start-up e le società di sviluppo immobiliare, i piccoli canali YouTube e i proprietari di piccoli siti Web, potrebbero desiderare i servizi di un assistente personale per gestire un singolo dirigente o per assistere in ufficio mentre la nuova società avvia la propria nuovo business. Questi assistenti personali possono sviluppare grandi capacità alla nascita di una nuova azienda e avere opportunità di avanzamento. Altri assistenti personali avranno acquisito preziose conoscenze ed esperienze se scelgono di trasferirsi in altre posizioni.
Sviluppo di carriera
Agli assistenti personali nel campo degli affari possono essere offerte posizioni in altre parti dell'azienda. Ad alcuni viene chiesto di prendere in considerazione posizioni a tempo pieno altrove nell'azienda, a seconda del livello di ambizione e dell'istruzione richiesta/desiderata. Alcuni datori di lavoro non vedranno immediatamente il potenziale per un assistente personale e quindi l'assistente personale rimarrà in quella posizione fino a quando altre posizioni non saranno vacanti.
In anni più recenti, l' assistente personale delle celebrità è stato messo sotto i riflettori. Molti assistenti di celebrità hanno utilizzato l'esposizione della celebrità per creare le proprie aziende, come l'ex assistente di Madonna .
Guarda anche
- Alla pari
- Body man , gergo politico statunitense per assistente personale di un politico o di un candidato politico