Comunicazione tecnica - Technical communication

La comunicazione tecnica è un mezzo per trasmettere informazioni scientifiche, ingegneristiche o di altro tipo. Individui in una varietà di contesti e con diverse credenziali professionali si impegnano nella comunicazione tecnica. Alcuni individui sono designati come comunicatori tecnici o scrittori tecnici . Questi individui utilizzano una serie di metodi per ricercare, documentare e presentare processi o prodotti tecnici. I comunicatori tecnici possono inserire le informazioni che acquisiscono in documenti cartacei, pagine Web, corsi di formazione basati su computer, testo, audio, video e altri media archiviati digitalmente . La Society for Technical Communication definisce il campo come qualsiasi forma di comunicazione che si concentra su argomenti tecnici o specializzati, comunica in modo specifico utilizzando la tecnologia o fornisce istruzioni su come fare qualcosa. Più succintamente, l' Istituto dei comunicatori scientifici e tecnici definisce la comunicazione tecnica come comunicazione fattuale, di solito su prodotti e servizi. L' Associazione europea per la comunicazione tecnica definisce brevemente la comunicazione tecnica come "il processo di definizione, creazione e fornitura di prodotti informativi per l'uso sicuro, efficiente ed efficace dei prodotti (sistemi tecnici, software, servizi)".

Qualunque sia la definizione di comunicazione tecnica, l'obiettivo generale della pratica è creare informazioni facilmente accessibili per un pubblico specifico.

Come professione

Comunicatori tecnici in genere le informazioni su misura per un pubblico specifico, che può essere esperti in materia, i consumatori, gli utenti finali, ecc comunicatori tecnici spesso lavorano in modo collaborativo per creare deliverable che includono la guida in linea , utenti manuali , guide di formazione in aula, formazione basata su computer, bianchi documenti , documenti governativi, video industriali , schede di riferimento , schede tecniche , articoli di riviste e brevetti . I domini tecnici possono essere di qualsiasi tipo, comprese le scienze soft e hard , l' alta tecnologia inclusi computer e software e l'elettronica di consumo . I comunicatori tecnici lavorano spesso con una serie di esperti in materia (PMI) su questi progetti.

Posti di lavoro tecnico di comunicazione sono i seguenti: scrittore di API , e-learning autore , architetto dell'informazione , sviluppatore di contenuti tecnici , redattore tecnico , illustratore tecnico , formatore tecnico , traduttore tecnico , scrittore tecnico , esperto di usabilità , user experience design e designer di interfaccia utente . Altri lavori disponibili per i comunicatori tecnici includono stratega digitale, specialista di marketing e responsabile dei contenuti.

Nel 2015, l' Associazione europea per la comunicazione tecnica ha pubblicato un quadro di competenze per il campo professionale della comunicazione tecnica.

Proprio come la tecnologia e l'economia mondiale, la comunicazione tecnica come professione si è evoluta nell'ultimo mezzo secolo. In poche parole, i comunicatori tecnici prendono la ricerca fisiologica di un progetto e la applicano al processo di comunicazione stesso.

Creazione di contenuti

La comunicazione tecnica è un compito svolto da dipendenti o consulenti specializzati. Ad esempio, uno scrittore professionista può collaborare con un'azienda per produrre un manuale utente. Alcune aziende danno una notevole responsabilità di comunicazione tecnica ad altri professionisti tecnici, come programmatori, ingegneri e scienziati. Spesso, uno scrittore tecnico professionista modifica tale lavoro per portarlo ai moderni standard di comunicazione tecnica.

Per iniziare il processo di documentazione, i comunicatori tecnici identificano il pubblico e le loro esigenze di informazione. Il comunicatore tecnico ricerca e struttura il contenuto in un quadro che può guidare lo sviluppo dettagliato. Man mano che il corpo delle informazioni si riunisce, il comunicatore tecnico garantisce che il pubblico previsto possa comprendere il contenuto e recuperare le informazioni di cui ha bisogno. Questo processo, noto come processo di scrittura , è stato al centro della teoria della scrittura sin dagli anni '70 e alcuni autori contemporanei di libri di testo lo applicano alla comunicazione tecnica. La comunicazione tecnica è importante per la maggior parte delle professioni, come mezzo per contenere e organizzare le informazioni e mantenerne l'accuratezza.

Il processo di scrittura tecnica si basa sui 5 canoni retorici di Cicerone e può essere suddiviso in sei fasi:

  1. Determina lo scopo e il pubblico
  2. Raccogliere informazioni ( Invenzione )
  3. Organizzare e delineare le informazioni ( Disposizione )
  4. Scrivi la prima bozza ( Stile )
  5. Rivedere e modificare ( Memoria )
  6. Pubblica output ( Consegna )

Determinazione dello scopo e del pubblico

Tutta la comunicazione tecnica ha uno scopo particolare, in genere per comunicare idee e concetti a un pubblico o istruire un pubblico in un compito particolare. I professionisti della comunicazione tecnica utilizzano varie tecniche per comprendere il pubblico e, quando possibile, testare i contenuti sul pubblico di destinazione. Ad esempio, se gli impiegati di banca non registrano correttamente i depositi, un comunicatore tecnico esaminerebbe il materiale didattico esistente (o la sua mancanza), intervista gli impiegati di banca per identificare errori concettuali, intervista esperti in materia per apprendere le procedure corrette, crea nuovo materiale che istruisce lavoratori nelle procedure corrette, e testare il nuovo materiale sugli impiegati della banca.

Allo stesso modo, un responsabile delle vendite che si chiede quale dei due siti sia migliore per un nuovo negozio potrebbe chiedere a un professionista del marketing di studiare i siti e scrivere un rapporto con consigli. Il professionista del marketing consegna il rapporto a un comunicatore tecnico (in questo caso, un redattore tecnico o un redattore tecnico), che modifica, formatta e talvolta elabora il documento in modo da rendere la valutazione esperta del professionista del marketing utilizzabile dal responsabile delle vendite. Il processo non consiste nel trasferimento della conoscenza, ma nell'accomodamento della conoscenza tra campi di competenza e contesti di utilizzo. Questa è la definizione di base della comunicazione tecnica.

Il tipo di pubblico influenza molti aspetti della comunicazione, dalla selezione delle parole e l'uso della grafica allo stile e all'organizzazione. Molto spesso, per rivolgersi a un pubblico particolare, un comunicatore tecnico deve considerare quali qualità rendono un testo utile (capace di supportare un compito significativo) e usabile (capace di essere utilizzato al servizio di quel compito). Un pubblico non tecnico potrebbe fraintendere o addirittura non leggere un documento che è pesante con il gergo, mentre un pubblico tecnico potrebbe desiderare dettagli critici per il proprio lavoro come la notazione vettoriale . Il pubblico impegnato spesso non ha il tempo di leggere interi documenti, quindi il contenuto deve essere organizzato per facilitare la ricerca, ad esempio con intestazioni frequenti , spazi bianchi e altri segnali che guidano l' attenzione . Altri requisiti variano a seconda delle esigenze particolari del pubblico.

I comunicatori tecnici potrebbero aver bisogno di tradurre, globalizzare o localizzare i propri documenti per soddisfare le esigenze del pubblico in diversi mercati linguistici e culturali. La globalizzazione implica la produzione di contenuti tecnici che soddisfino le esigenze del "più pubblico possibile", idealmente un pubblico internazionale. La localizzazione adatta il contenuto tecnico esistente alle aspettative "culturali, retoriche, educative, etiche [e] legali" degli utenti in uno specifico contesto locale.

La comunicazione tecnica nel governo è particolare e dettagliata. A seconda del segmento di governo (e del paese), la componente di governo deve seguire specifiche distinte. Le informazioni cambiano continuamente e le comunicazioni tecniche (manuali tecnici, manuali tecnici elettronici interattivi, bollettini tecnici, ecc.) devono essere aggiornate.

Raccolta di informazioni

I comunicatori tecnici devono raccogliere tutte le informazioni che ogni documento richiede. Possono raccogliere informazioni attraverso ricerche primarie (di prima mano) o ricerche secondarie, utilizzando informazioni provenienti da lavori esistenti di altri autori. I comunicatori tecnici devono riconoscere tutte le fonti che utilizzano per produrre il loro lavoro. A tal fine, i comunicatori tecnici in genere distinguono citazioni, parafrasi e riassunti quando prendono appunti.

Organizzare e delineare le informazioni

Prima di scrivere la bozza iniziale, il comunicatore tecnico organizza le idee in modo da far fluire bene il documento. Una volta che ogni idea è organizzata, lo scrittore organizza il documento nel suo insieme, eseguendo questo compito in vari modi:

  • cronologico: utilizzato per documenti che comportano un processo lineare, come una guida passo passo che descrive come realizzare qualcosa;
  • parti di un oggetto: utilizzato per documenti che descrivono le parti di un oggetto, come un grafico che mostra le parti di un computer (tastiera, monitor, mouse, ecc.);
  • da semplice a complesso (o viceversa): inizia con idee facili e gradualmente passa a idee complesse;
  • specifico al generale: inizia con molte idee, quindi organizza le idee in sottocategorie;
  • dal generale allo specifico: inizia con alcune categorie di idee, poi va più in profondità.

Dopo aver organizzato l'intero documento, lo scrittore in genere crea uno schema finale che mostra la struttura del documento. I contorni facilitano il processo di scrittura e fanno risparmiare tempo all'autore.

Scrivere la prima bozza

Dopo che lo schema è completo, lo scrittore inizia la prima bozza, seguendo la struttura dello schema. Mettere da parte blocchi di un'ora o più, in un luogo privo di distrazioni, aiuta lo scrittore a mantenere un flusso. La maggior parte degli scrittori preferisce aspettare che la bozza sia completa prima di qualsiasi revisione, in modo da non interrompere il flusso. In genere, lo scrittore dovrebbe iniziare con la sezione più semplice e scrivere il riassunto solo dopo che il corpo è stato redatto.

L'ABC ( un bstract, b ody, e c onclusioni) formato può essere utilizzato quando si scrive una prima bozza di alcuni tipi di documenti. L'abstract descrive l'argomento, in modo che il lettore sappia di cosa tratta il documento. Il corpo è la maggior parte del documento e copre gli argomenti in modo approfondito. La parte conclusiva, infine, ripropone i temi principali del documento. Il formato ABC può essere applicato anche a singoli paragrafi, iniziando con una frase di argomento che afferma l'argomento del paragrafo, seguito dall'argomento e, infine, una frase conclusiva.

Revisione e modifica

Una volta che la bozza iniziale è stata preparata, è possibile modificare e rivedere per perfezionare la bozza in una copia finale. I test di usabilità possono essere utili per valutare quanto la scrittura e/o il design soddisfino le esigenze degli utenti finali e per suggerire miglioramenti [] Quattro attività trasformano la bozza iniziale nella sua forma finale, suggerita da Pfeiffer e Boogard:

Regolazione e riorganizzazione dei contenuti

In questo passaggio, lo scrittore rivede la bozza per elaborare argomenti che richiedono maggiore attenzione, accorciare altre sezioni e ricollocare determinati paragrafi, frasi o interi argomenti.

Modifica per stile

Un buon stile rende la scrittura più interessante, accattivante e leggibile. In generale, lo stile di scrittura personale dello scrittore non è evidente nella scrittura tecnica. Il moderno stile di scrittura tecnica si basa su attributi che contribuiscono alla chiarezza: intestazioni, elenchi, grafica; spazio bianco generoso, frasi brevi, tempo presente, nomi semplici, voce attiva (sebbene alcune applicazioni scientifiche utilizzino ancora la voce passiva ), seconda e terza persona come richiesto

La scrittura tecnica come disciplina di solito richiede che uno scrittore tecnico utilizzi una guida di stile . Queste guide possono riguardare un progetto, un prodotto, un'azienda o un marchio specifici. Assicurano che la scrittura tecnica rifletta la formattazione, la punteggiatura e gli standard stilistici generali che il pubblico si aspetta. Negli Stati Uniti, molti considerano il Chicago Manual of Style la bibbia per la comunicazione tecnica generale. Altre guide di stile hanno i loro aderenti, in particolare per settori specifici, come la Guida di stile di Microsoft in alcune impostazioni della tecnologia dell'informazione.

Modifica per la grammatica e la punteggiatura

A questo punto, lo scrittore esegue una modifica meccanica , controllando il documento per grammatica, punteggiatura, confusione di parole comuni, voce passiva, frasi troppo lunghe, ecc.

Guarda anche

Riferimenti