Pianificazione degli spazi per uffici - Office space planning

Cubicoli in un ex spazio di coworking a Portland, Oregon

La pianificazione dello spazio ufficio è il processo di organizzazione del layout del posto di lavoro , dei mobili e delle funzioni dell'ufficio per lavorare insieme in modo efficace, utilizzando lo spazio in modo efficiente. Le planimetrie dovrebbero considerare la funzione del gruppo di lavoro, i codici e le normative edilizie, l'illuminazione, i requisiti di squadra, l'intercomunicazione e l'archiviazione, nonché la suddivisione in zone per le postazioni di lavoro dei dipendenti, le esigenze di spazio delle attività, le sale di supporto e le aree di accoglienza per sfruttare al meglio lo spazio disponibile. L'ottimizzazione degli spazi degli uffici con un'efficace pianificazione degli spazi può aiutare la circolazione, la produttività e migliorare il benessere sul posto di lavoro , nonché la salute e la sicurezza degli occupanti.

tasso di abbandono

In molte organizzazioni, i layout degli uffici sono soggetti a frequenti modifiche. Questo processo è denominato tasso di abbandono, espresso come percentuale del personale spostato durante un anno.

Requisiti statutari

I requisiti legali relativi alla disposizione degli uffici variano nei diversi paesi, ma gli esempi possono includere: la quantità minima di spazio da fornire per membro del personale; disposizioni di sicurezza antincendio; livelli di illuminazione; segnaletica; ventilazione; controllo della temperatura e disposizioni di benessere.

Esigenze aziendali

La pianificazione degli spazi per uffici si riferisce all'ottimizzazione del layout della struttura dell'edificio per soddisfare le esigenze dell'organizzazione tenendo in considerazione i piani aziendali per l'organizzazione.

A volte è necessaria la ricerca per pianificare strategicamente i layout degli uffici, spesso effettuata identificando i fattori che potenzialmente influenzano gli occupanti dello spazio - raccogliendo e analizzando dati su come viene utilizzato lo spazio, attuali standard di costruzione in mobili o mobili ergonomici, futura domanda di spazio o crescita tra unità di business.

L'obiettivo è convogliare le risorse per fornire il giusto ambiente di lavoro per condurre le attività di core business in modo conveniente e con un buon rapporto qualità-prezzo. Poiché comporta la determinazione dei requisiti dell'utente e dell'azienda, la progettazione del luogo di lavoro per soddisfare tali requisiti e il mantenimento della fornitura di tali requisiti durante il ciclo di vita del luogo di lavoro. (Muir, 2003)

Ad esempio: i call center richiedono l'esecuzione della propria attività "sullo schermo" e richiedono piccole aree di scrivania per membro del personale, archiviazione minima dei documenti e possono avere requisiti limitati per le strutture di fotocopiatura e stampa. Al contrario, le aziende che gestiscono la documentazione cartacea richiederanno scrivanie più grandi per il proprio personale, spazio per i documenti, strutture di archiviazione, fotocopie e strutture di stampa a portata di mano. Alcune aziende richiedono la pianificazione dello spazio per essere analizzata con flessibilità a causa di esigenze aziendali distinte come spazi di laboratorio, progettazione e ricerca. Alcuni pianificatori dello spazio della struttura devono anche pianificare soluzioni di archiviazione all'interno di un ambiente aziendale per organizzazioni con un uso intenso di prodotti.

Standard di alloggio

Le organizzazioni hanno spesso una politica sugli standard minimi di alloggio per ogni grado del personale. Il personale amministrativo può lavorare in uffici open space mentre i manager possono avere uffici individuali, dimensionati in base all'anzianità. Negli open space, gli schermi degli uffici vengono talvolta utilizzati tra le scrivanie per ridurre il rumore e fornire un elemento di privacy.

Esistono requisiti di sicurezza per la vita imposti dalla legislazione che includono regole per i piani di evacuazione antincendio, ubicazione degli estintori, sistemi antincendio, uscite non bloccate, larghezza di passaggio adeguata, costruzione di sistemi di allarme antincendio, arredi non combustibili e resistenti alle fiamme e vie di uscita non ostruite. (Rondeau e altri 1995)

L'ergonomia è un criterio preso in considerazione dai pianificatori dello spazio per ottenere la massima efficienza delle risorse e tassi di produttività più elevati. L'ergonomia si occupa di dati e tecniche biologici e ingegneristici per sviluppare soluzioni per l'interfaccia del lavoratore e del posto di lavoro. L'ergonomia è definita da (Cotts, 1999). Rondeau et al (1995) come un progetto per adattarsi specificamente alle dimensioni umane e rispondere ai requisiti funzionali. Le soluzioni includono attrezzature regolabili, mobili e accessori.

Lo sviluppo e l'implementazione di standard spaziali è una delle responsabilità chiave di qualsiasi dipartimento di gestione dello spazio in qualsiasi organizzazione. (Owen, 1993) Lo standard spaziale regola il numero di metri assegnati a ciascun personale dell'organizzazione. Considera la quantità di spazio per la configurazione dell'area di lavoro, l'archiviazione locale e l'accesso.

Le disposizioni per i disabili sono altri importanti standard di alloggio. Le organizzazioni sono tenute ad aderire all'American with Disabilities Act. Questo regolamento richiede che tutte le aree a disposizione del pubblico siano accessibili e utilizzabili da persone con disabilità. (Owen, 1993) La spaziatura nell'edificio sarebbe influenzata dalla fornitura di requisiti per i disabili, inclusi parcheggi, ingressi dell'edificio, servizi igienici, postazioni di lavoro e ascensori (Rondeau et al, 1995)

Pianificazione dello spazio

Il raggruppamento del personale in team spesso fornisce l'opzione migliore per l'intercomunicazione e/o la supervisione ed è un fattore chiave nella progettazione del layout dell'ufficio. Tuttavia, dove lo spazio è limitato, può essere difficile ospitare un gruppo di lavoro in una determinata area e la soluzione spesso implica fare spazio spostando altri. Questi tipi di mosse possono essere complessi e dirompenti poiché spesso è coinvolta una catena di eventi. La pianificazione dello spazio potrebbe includere la considerazione della migrazione tra edifici e quartieri diversi. È fondamentale per l'azienda prendere accordi per eventuali interruzioni del lavoro. I pianificatori dello spazio devono tenere conto della possibile crescita all'interno delle unità aziendali, nonché delle linee guida e dei regolamenti per la costruzione.

La pianificazione dello spazio nelle organizzazioni aziendali deve pianificare in conformità con i requisiti di zonizzazione in cui viene utilizzato l'edificio. (Molnar 1983) I pianificatori dello spazio devono avere un set completo di informazioni sull'edificio per essere pianificatori di successo. I vincoli fisici possono influire sulla corretta pianificazione dello spazio di lavoro. (Altezza dell'edificio, spaziatura delle colonne, finiture dei piani, tipo di costruzione delle pareti, capacità degli ascensori, tipi di infissi, livelli di illuminazione. (Molnar 1983) Zonizzazione è un termine utilizzato nella pianificazione urbana e regionale per regolare la pratica dell'uso del suolo e il tipo di attività svolte sui siti in base alle zone mappate Regola l'uso dell'edificio e la densità consentita, l'ubicazione dell'edificio sul lotto, la copertura del lotto, i parcheggi e aspetti simili.

I fattori finanziari possono influenzare l'implementazione di successo della pianificazione dello spazio. Il budget stanziato per la programmazione del posto di lavoro dell'ufficio, il costo dello spazio utilizzabile, un budget consentito che non deve essere superato per un progetto, i costi sostenuti dopo il trasloco (ad esempio, i costi dovuti a cambiamenti nella disposizione delle partizioni, modifica dell'illuminazione/di layout, riparazioni, oscuramento vetri, ecc.) Costo della fornitura di una postazione di lavoro per ogni dipendente. (Boger 2008)

La pianificazione dello spazio è una disciplina che si occupa di tradurre le esigenze di spazio di un'organizzazione sulle lastre del pavimento dell'edificio e di produrre un ambiente di lavoro adatto all'organizzazione per ottenere un ritorno sull'investimento. La gestione dello spazio, d'altra parte, si occupa di fornire la fornitura di servizi spaziali e la gestione del piano spaziale completato. In pratica, lo spazio per uffici in molte organizzazioni può essere fornito senza considerare le impostazioni dell'ambiente di lavoro, le metodologie di pianificazione dello spazio, la tecnologia, i modi innovativi e creativi di operare sul posto di lavoro.

Strumenti di pianificazione – CAD

I layout degli uffici moderni sono spesso pianificati utilizzando software di disegno CAD ( computer-aided design ).

Servizi

Ogni scrivania in un ufficio può richiedere un telefono e un computer. Nei grandi uffici i cavi di alimentazione e dati possono essere fatti passare sotto un pavimento sopraelevato o sopra in un controsoffitto, fino alla scrivania. Un'altra alternativa negli uffici più piccoli consiste nell'utilizzare i canali dado intorno al muro. Altre alternative sono l'uso di pali di alimentazione a soffitto che possono aiutare la pianificazione dello spazio delle scrivanie lontano dalle pareti perimetrali

partizioni

Gli uffici open space sono spesso suddivisi in uffici più piccoli per dirigenti, sale riunioni, ecc. Quando ciò accade il progettista deve tenere conto di diversi fattori tra cui:

Strutture per il benessere del personale

Il personale dell'ufficio richiede l'accesso alle strutture di assistenza di base in un ufficio come servizi igienici e acqua potabile. Si può anche prendere in considerazione la vendita di distributori automatici, il catering o un luogo dove il personale può fare un drink e prendersi una pausa dalla scrivania.

Riferimenti